Un système ERP est un système qui traite les transactions financières à l’aide de mathématiques avancées et de programmes informatiques. Il est utilisé pour soutenir les opérations d’une entreprise, la comptabilité fiscale et d’autres calculs. Il peut s’agir de tâches complexes ou de routine.
En fonction de vos besoins, vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité pour faire des projections financières précises et gérer les finances de votre entreprise.
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Si vous avez un site de commerce électronique, vous pourriez utiliser un système ERP pour traiter les paiements de produits et de services par le biais de canaux numériques tels que les passerelles de paiement ou les environnements virtuels. Toutefois, dans le cas d’une entreprise spécialisée dans des marchés de niche où il n’y a pas de centre de données central ou si vous opérez dans un bureau dont l’espace est limité, il est plus logique de mettre en œuvre une solution logicielle qui répond aux besoins uniques de votre entreprise.
Voici quelques exemples d’utilisation d’un système ERP :
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Suivre les transactions financières et gérer les stocks
Les ERP vous aident à suivre et à gérer les transactions financières dans tous vos systèmes financiers. Ils vous permettent de suivre les envois ou les paiements d’espèces et la valeur associée, comme le montant payé ou le solde à la fin du mois.
En outre, les ERP vous permettent de savoir s’il existe des points de flux de trésorerie potentiels qui pourraient avoir un impact sur vos résultats, comme le paiement de biens ou de services par un client, la signature d’un contrat ou une utilisation prévue des fonds.
Vous pouvez utiliser les informations que vous enregistrez pour prendre des décisions plus éclairées sur la façon de dépenser votre capital limité.
Si vous gardez une trace de tous les paiements, vous pouvez comprendre le flux global de l’argent dans votre entreprise et faire des ajustements au budget pour améliorer le service à la clientèle.
Traiter les paiements du commerce électronique
Vous pouvez utiliser un système ERP pour traiter les paiements de produits et de services par le biais de canaux numériques. Par exemple, si vous vendez des livres électroniques, vous pouvez utiliser un ERP pour enregistrer tous les achats et les paiements effectués au cours des transactions.
De même, si vous produisez des vidéos, vous pourriez utiliser un ERP pour enregistrer quand et à quelle fréquence les clients effectuent des achats sur votre site. Une fois que vous avez les données, vous pouvez les analyser pour comprendre votre clientèle, les types de produits vendus et les habitudes et pratiques de votre équipe de vente. Vous pouvez également utiliser un ERP pour suivre le parcours d’achat de vos clients, par exemple lorsqu’ils effectuent un achat et où ils sont maintenant connectés sur votre site.
Il existe une grande variété de systèmes ERP différents. En général, ils se répartissent en trois catégories : données en direct, données intelligentes et données prédictives.
Fournir des comptables pour votre service fiscal
Avec toute la complexité qui accompagne les tâches comptables et financières, il peut être difficile de convaincre un comptable ou un conseiller fiscal de travailler pour vous. Heureusement, un système ERP peut simplifier le processus.
Il vous suffit de vous inscrire à l’un des systèmes ERP les plus populaires et de les laisser vous aider à créer un système comptable qui réponde à vos besoins.
Une fois le système comptable en place et opérationnel, vous pouvez l’utiliser pour tous les types d’impôts, y compris les impôts sur le revenu et les salaires. Vous pouvez également utiliser le logiciel de comptabilité pour permettre à votre service fiscal d’effectuer son travail de vérification, y compris les vérifications des partenariats et des sociétés en commandite.
Gérer les demandes de paiement des fournisseurs
Il peut être difficile de savoir à qui s’adresser pour les demandes de paiement. Il existe une variété de systèmes ERP différents qui peuvent convenir à votre entreprise, en fonction de vos besoins et de vos exigences. Prenons l’exemple d’une entreprise de produits alimentaires et de boissons dont les produits sont consommés dans de nombreux pays différents. Compte tenu de la variété des produits et du nombre de paiements qui peuvent être effectués, il peut être difficile de savoir quel système utiliser. Les entreprises de commerce électronique ont souvent un besoin particulier lorsqu’il s’agit de gérer les paiements des clients. Lorsque vous utilisez un système ERP, vous pouvez accepter automatiquement les paiements des clients, où qu’ils se trouvent physiquement. Cela permet à votre entreprise d’économiser de l’argent à long terme en vous évitant de payer quelqu’un dans un lieu spécifique pour découvrir ensuite que ce lieu n’est pas celui où il mérite son argent.
Utilisez le cloud pour le stockage des données.
Les logiciels basés sur le cloud peuvent être utiles pour de nombreux types de tâches, comme le stockage de données ou la transmission de données à distance. Vous pouvez stocker des données dans le cloud, par exemple sur un serveur connecté à votre centre de données, ou vous pouvez stocker des données sur un serveur physique connecté à un système de cloud. Lorsque vous utilisez un système ERP, vous pouvez stocker des données dans le nuage et les rendre accessibles à vos clients et à vos employés. Non seulement c’est une situation gagnant-gagnant pour votre entreprise, mais elle peut attirer de futurs clients et employés sur la base des mêmes données.
Le résultat final
Un système ERP peut être un atout pour votre entreprise. Il peut vous aider à suivre et à gérer vos finances, à traiter les paiements par le biais de canaux numériques, et plus encore. Il peut également être utilisé pour créer un inventaire de l’entreprise, effectuer des paiements automatiquement et suivre les progrès vers les objectifs. Lorsqu’il est utilisé efficacement, un système ERP peut fournir une source unique de vérité pour l’ensemble de vos finances, éliminant ainsi la dépendance à l’égard des audits et de la vérification des données par des tiers.